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E-mail da archiviare per 10 anni

In un articolo del sito de Il Sole 24 Ore si legge: “I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni. Si tratta infatti di documenti informatici, che, in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice civile. Le e-mail a contenuto commerciale vanno inoltre tenute e conservate anche a fini fiscali secondo l’articolo 22 del Dpr 600/1973.” ( crf. “Mail da archiviare per 10 anni” – Norme e Tributi – di Alessandro Mastromatteo – 04 dicembre 2011 ).

Per ottemperare a questa normativa si  potrebbe pensare che basta effettuare il periodico backup del computer dove vengono conservate le e-mail, ma ciò, in pratica, non è sufficiente in quanto un backup non può salvare le e-mail che sono state cancellate da qualche dipendente “infedele” subito dopo essere state ricevute e quindi prima che sia stato eseguito il backup. Il backup, inoltre, non mette al riparo dalla possibilità che una e-mail sia modificata all’interno di esso e quindi possa essere successivamente contraffatta.

I backup, certo, sono indispensabili ma sono pensati per il recupero del sistema in caso di rotture o malfunzionamenti del computer e non per garantire la conservazione di tutte le e-mail.
È importante che le aziende che hanno a cuore il problema della sicurezza della conservazione delle e-mail provvedano ad inserire un programma di archiviazione e-mail tra gli strumenti utilizzati in azienda.

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